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    Montréal, Canada

    Office Manager, H/F, VIE, 18-24 mois

    Nous sommes à la recherche d'un(e)

    VIE – Office Manager

    pour se joindre à notre équipe de Montréal, Canada !

    Durée : 18-24 mois

     

    À PROPOS DE SOPEXA

     

    SOPEXA est une agence de communication du Groupe HOPSCOTCH et le seul réseau international d’agences privées 100 % Food & Drinks (Vins, spiritueux et secteur agroalimentaire). Depuis 60 ans, Sopexa Canada conçoit et met en œuvre des campagnes uniques couvrant l’ensemble des expertises de communication et marketing. Leader de la communication au service des interprofessions européennes et internationales, nous développons également des stratégies innovantes pour les entreprises et marques du secteur Food & Drinks à travers l’ensemble des provinces du Canada.

     

    De Montréal à Toronto, et en passant par les 22 agences internationales de notre réseau intégré, notre équipe de passionnés fait rayonner la food aux quatre coins du monde. Nos experts sont spécialisés dans la planification stratégique, les RP, la création de contenu, le marketing d’influence, les campagnes médias, l’événementiel et les activations Shopper marketing.

    PRINCIPALES MISSIONS AU SEIN DE SOPEXA CANADA

    • S’assurer du bon fonctionnement de l’agence au quotidien
    • Assurer le soutien administratif, comptable et financier de la direction et des équipes
    • Apporter un soutien logistique et opérationnel aux collaborateurs de l’agence
    • Participer à la vie de l’agence, soutenir les projets, s’intéresser aux métiers

    Assurer la comptabilité fournisseur / client et participer au bon fonctionnement du service

    • Vérifier les factures fournisseurs et éditer les factures clients
    • S’assurer du suivi budgétaire pour les reportings clients,
    • Enregistrer les factures dans le système comptable et préparer les règlements par chèques
    • Mettre à jour les ERD (États récapitulatifs des dépenses)
    • Assurer certains reportings financiers
    • Organiser et classer les documents comptables

    Effectuer le suivi de la carte VISA (note de frais)

    Être l’interface interne/externe

    • Accueillir les visiteurs et réceptionner les colis
    • Réorganiser l’entrepôt de Montréal et coordonner le tri de celui de Toronto
    • Mettre à jour et être force de proposition pour améliorer les procédures et modes opératoires existants
    • Réserver les voyages/déplacements professionnels

    Assurer le bon fonctionnement et la coordination du bureau

    • Commander les fournitures et suivre le budget
    • Organiser les événements d’équipes
    • Coordonner les relations avec les intervenants externes

    Fonctions coordination IT

    • Coordonner les opérations avec les intervenants IT
    • Gérer le stock informatique
    • Accompagner les collaborateurs dans l’utilisation des outils IT

    Fonctions coordination RH

    • Participer à l’intégration des nouveaux collaborateurs
    • Former et informer les collaborateurs sur les outils internes et externes
    • Suivre et mettre à jour la banque de congés des collaborateurs

    PROFIL RECHERCHÉ

    Vous aimez être la personne de référence vers qui tout le monde se tourne en cas de besoin?

    Vous êtes un couteau suisse (administratif, support, coordination), et cherchez des missions variées en interaction avec de nombreux interlocuteurs?

    Vous voulez découvrir le monde de l’agence de com et avez une passion pour la food (comme nous tous ici 😉)

    Végan, viandard, amateur de tisanes ou de cocktails, vous êtes les bienvenus!

     

    Vous êtes la personne qu’il nous faut si vous :

    • Maîtrisez le français et l’anglais (agence internationale oblige)
    • Avez une très bonne maîtrise du Pack Office (la base 😎), et êtes curieux de découvrir d’autres outils IT (dont notre nouvel ERP ! 🤓)
    • Avez une expérience avec la comptabilité de projets
    • Êtes rigoureux(euse), organisé(e), polyvalent(e), autonome et avez le sens des priorités

     

    Compléter le formulaire ci-dessous :